Száműzné könyveléséből a hibás számlákat? Itt a megoldás

Elege van már abból, hogy üzletfele folyton késve küldi a számlákat, ráadásul sokszor hibásan, rengeteg problémát okozva ezzel a könyvelőjének? A problémára az önszámlázás jelentheti a megoldást. Cikkünkben bemutatjuk, milyen szabályok szerint állapodhatnak meg az üzleti partnerek abban, hogy az eladó, illetve a szolgáltatás nyújtója helyett a megrendelő állítsa ki az ügyletről a számlát.

Az áfatörvény megengedi, hogy a számla-kibocsátási kötelezettséget a termék vásárlója, a szolgáltatás igénybe vevője teljesítse ez eladó helyett. Az önszámlázás ( self-billing ) szabályai -és ez talán kevésbé ismert- a határon átnyúló ügyletek esetében is lehetséges.

Természetesen itt is van néhány szabály (áfatörvény 160. § (2)-(3) bekezdése, 161. §), amit be kell tartanunk. Lássuk, melyek ezek!

Az egyik legfontosabb szabály az, hogy nem lehet szóban – mondjuk telefonon, vagy egy tárgyalás mellékes napirendi pontjaként – megbízni a vevőt azzal, hogy állítsa ki az ügyletről a számlát. Írásban sem akárhogy lehet ezt megtenni: a feleknek írásbeli megállapodást kell kötniük, amelyben a kötelezettnek és a meghatalmazottjának a számlakibocsátás elfogadásának módját és feltételeit tisztázniuk kell.

Tekintettel arra, hogy ilyenkor a számlát a meghatalmazott a megbízója nevében bocsátja ki, azok nem “keveredhetnek” a saját teljesítései kapcsán kiállított számlákkal. Ennek megfelelően a más helyett kibocsátott számláknak külön számlasorszám-tartományban ( kézzel kiállított  számlák esetében külön tömbökben ) kell szerepelniük, elkülönítve a meghatalmazott értékesítéseinek bizonylataitól.

A meghatalmazó megállapodás szólhat általános érvényre is, vagy lehet csak egy ügylethez kapcsolódó is. Az is lehetséges, hogy a megállapodás szerint csak a módosító, érvénytelenítő, korrekciós bizonylatokat állítja ki a megrendelő.

Tudni kell, hogy a számlakibocsátáshoz fűződő, jogszabályban meghatározott kötelezettségek teljesítéséért a szállító ( kötelezett ) és a bizonylatot ténylegesen kiállító vevője ( meghatalmazottja ) egyetemlegesen felelnek, de a köztük létrejött, számlakibocsátásra irányuló megállapodásban ettől eltérően is rendelkezhetnek.

A kötelezett több meghatalmazottnak is adhat megbízást, de egy adott ügyletnél csak egy meghatalmazott állíthat ki számlát. A számlán fel kell tüntetni az “önszámlázás” kifejezést ( 169. § 1. ). Ezt nem csak akkor kell megtenni, ha a teljesítésre egyébként kötelezett fél belföldön nyilvántartásba vett adóalany, hanem akkor is, ha belföldön nincs regisztrálva, azaz külföldi adóalany a terméket eladó, szolgáltatást nyújtó fél.

Rögtön adódik egy kérdés: Kit kell feltüntetni a számlán szállítóként? A számla “hagyományos” kiállítása esetén – azaz, akkor, ha az eladó, a szolgáltatást nyújtó fél bocsátja ki a számlát – e címszó alatt őt kell megjelölni.

Mi a helyzet önszámlázás esetén? Nos, akkor is ugyanez. A “szállító” alatt ebben az esetben is a teljesítésre kötelezett adóalanyt kell érteni, és az ő adatait kell feltüntetni, függetlenül attól, hogy nem ő adott esetben a számla kiállítója.

A számla egy példányát az ügyletet teljesítő adóalanynak ( a szállítónak ) is meg kell kapnia, hiszen egy esetleges adóellenőrzés során vonatkozik rá is az iratbemutatási kötelezettség, akkor is ha nem ő állította ki a számlát.

Amennyiben a felek azonos tagállamban bejegyzett vállalkozások – mondjuk mindkét cég magyar adójogi illetőséggel bír -, akkor nem kérdés, hogy mely ország szabályai szerint kell kiállítaniuk a számlát. Miként kell akkor eljárniuk, ha a szállító ( azaz az a fél, amely eredetileg kötelezett lenne a számla kibocsátására ) külföldi, más tagállamban bejegyzett cég?

Ilyenkor a teljesítési hely szerinti tagállam szabályait kell alkalmazni a számlakibocsátásra közösségen belüli fordított adózás esetében. Azokról az ügyletekről van szó, amikor a terméket értékesítő vagy a szolgáltatást nyújtó nem telepedett le gazdasági céllal a termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás teljesítési helye szerinti tagállamban, és az adó fizetésére a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybe vevő kötelezett.

Nézünk néhány példát erre!

Tegyük fel, hogy egy Magyarországon bejegyzett vállalkozás egy osztrák cégtől rendszeresen vesz igénybe reklámszolgáltatást. Megállapodásuk szerint a számlát a magyar vállalkozás állítja ki.

Az áfatörvény a szóban forgó szolgáltatásra vonatkozóan tartalmaz ugyan speciális teljesítésihely-szabályt (46.§), az azonban csak azokban az esetekben irányadó, ha a megrendelő nem adóalany. Minden más esetben az adótörvény úgynevezett főszabálya (37.§) érvényesül, azaz a teljesítés helye az, ahol a szolgáltatás igénybevevője gazdasági céllal letelepedett. Így fenti példánkban Magyarország, vagyis a számlát a magyar szabályok figyelembevételével kell az önszámlázás során kiállítani.

Mi történik akkor, ha ugyanez a magyar cég kiküldi néhány alkalmazottját Ausztriába egy intenzív német nyelvtanfolyamra, és erre az időre lakást bérel számukra Bécsben?

Ekkor a teljesítés helyét az határozza meg, hogy hol (mely országban) fekszik a szóban forgó ingatlan. Esetünkben e szabályból az következik, hogy önszámlázás esetén a számlát az osztrák szabályoknak megfelelően kell(ene) a magyar társaságnak kibocsátania. Ez – egy másik ország számviteli szabályainak alapos tanulmányozásának feladata –már nem biztos, hogy olyan jó ötlet, még akkor sem, ha a fenti ügyletre többször is sor kerül a felek között.

Azokban az esetekben azonban, amikor a (jellemzően gyakran ismétlődő) ügylet teljesítésének helye belföld, hasznos lehet egy önszámlázásra vonatkozó megállapodás, ezzel elejét véve a külföldről érkező számla késedelme miatti problémáknak is.